Jeres forening skal udpege en foreningsansvarlig, som samarbejder direkte med en kontaktperson fra Roskilde Festival året rundt. Jeres kontaktperson vil sørge for, at I får alt relevant information for at løse opgaven bedst muligt.
Tidsforbruget for jeres foreningsansvarliges engagement afhænger af opgavens størrelse. I skal forvente at modtage regelmæssig information på mail og obligatoriske aftenmøder og eventuelle uddannelsesaftener.
Derudover skal I bruge tid på at rekruttere frivillige til opgaven, registrere dem i Roskilde Festivals frivilligdatabase og instruere frivillige, så de er klar til opgaven på festivalen.
I vil også blive inviteret til valgfrie sociale og faglige arrangementer med resten af Roskilde Festivals frivilligfællesskab året rundt.
Udover en foreningsansvarlig får I som forening også tildelt et antal foreningsmedskabere (én pr. 20 frivillige), som er ekstra ressourcer, der ikke skal indgå i jeres vagtplan.